Bab. 10 Presentasi Lisan - Komunikasi Bisnis

Bab. 10 Presentasi Lisan - Komunikasi Bisnis

 Pendahuluan

Berbicara di depan publik seringkali menimbulkan gambaran menakutkan. Menurut Wallechinsky dan Wallace, memberikan pidato merupakan hal yang paling menakutkan bagi orang Amerika (bahkan melebihi kematina). Dalam dunia bisnis, presentasi merupakan keterampilan yang sangat penting karenanya penting untuk menguasai keterampilan presentasi secara lisan.
Persiapan Presentasi

Kunci bagi presentasi lisan yang efektif adalah perencanaan dan persiapan yang baik. Seringkali, presentasi yang lamanya satu jam memerlukan waktu persiapan yang berminggu-minggu, mulai dari mencari informasi tentang pendengar dan topik yang dibicarakan, riset dan penyusunan pidato, serta latihan sebelum tampil. Dengan perencanaan yang baik anda dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul saat presentasi, mengatasi bahan dan peralatan yang dibutuhkan, memberikan kepercayaan diri dan memberikan arah presentasi anda.

Menetapkan tujuan

Menentukan tujuan presentasi lisan akan memberikan petunjuk mengenai materi yang akan disajikan dan cara menyajikannya. Salah satu cara untuk memutuskan tujuan adalah dengan membuat keputusan secara umum kemudian diikuti dengan analisa spesifik untuk tiap keadaaan. Pada umumnya terdapat beberapa tujuan presentasi lisan, antara lain memberikan informasi, membujuk, meyakinkan, dan menghibur. Pada kenyataannya hampir tidak ada pidato yang benar-benar hanya mempunyai satu tujuan saja, biasanya keempat tujuan ini digunakan sebagai suatu kombinasi. Yang terpenting adalah menentukan tujuan utama , kemudian menyusul bahan-bahan yang sesuai dengan tujuan utama tersebut. Tanpanya, presentasi akan tidak teratur/kacau.

Menganalisa Pendengar

Informasi tentang pendengar penting diketahui karena denga informasi ini kita dapat menyesuaikan isi pidato dengan kebutuhan dan latar belakang mereka dan kita dapat memilih metoda dan bahasa yang sesuai. Beberapa informasi yang diperlukan adalah:

1. Sebarapa jauh pengetahuan mereka tentang sujek yang akan dibicarakan?

2. Apa alasan mereka mendengar?

3. Apa hubungan anda dengan pendengar?

4. Berapa lama anda sudah berhubungan?

5. Sebarapa jauh pemahaman pendengar tentang istilah bisnis?

6. Bagaimana tingkat pendidikan, usia, dan jenis kelamin pendengar?

Jika sulit memperoleh informasi langsung dari pendengar, kita dapat mencari tahu dari panitia atau pihak pengundang.

Menentukan Metode

Berdasarkan analisa pendengar ada beberapa metode presentasi:

1. Metode Impromtu. Pembicara berpresentasi secara spontan, tanpa persiapan, cocok untuk pembicara yang sudah mahir dan berwawasan luas.

2. Metode Menghapal. Pembicara merencanakan, menulis, kemudian menghapal kata demi kata. Model ini kurang menarik karena kaku dan berbicara dengan cepat. Pembicara sangat bergantung pada naskah dan model ini cocok untuk pemula.

3. Metode Naskah. Naskah dipersiapkan terlebih dahulu, pembicara menciptakan sesuatu yang menarik dan menciptakan suasana agar pendengar merasa diajak ikut serta dalam pembicaraan.

4. Metode Ekstemporan. Metode ini menyiapkan krangka-kerangka presentasi denga cermat, pertama pembicara menggunakan kata-kata sendiri dan memodifikasi sesuai dengan sitasi yang dihadapinya.

Pada dasarnya tidak ada metode yang terbaik, karena hal ini tergabtung paad berbagai faktor (kemampuan pembicara, keadaan pendengar, materi yang disajikan, dan lainnya).

Menyusun Bahan

Terdapat tiga bagian utama dalam suatu presentasi.

1. Pendahuluan, ada beberapa pendekatan yang adapat digunakan untuk menstimulasi dan menarik pendengar, yaitu membuat cerita yang berhubungan dengan topik yang dibicarakan atau menceritakan latar belakangnya.  

2. Penyusunan ide utama, untuk dapat dimengerti anda perlu meyusunnya secara sistematis. Beberapa pola yang diperlukan untuk menyusun materi:

- kronologis, pidato disajikan dengan bergerak dari poin yang satu ke poin lainnya secara berurutan sesuai waktu kejadian.

- spasial, digunakan untuk menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan lokasi tempat atau ruangan.

- logis, sebab akibat (faktor/fakta diikuti akibatnya) dan pemecahan masalah (penerapan problem solving)

Agar lebih meyakinkan dapat didukung pemberian ilustrasi.

3. Kesimpulan, yang merupakan rangkuman masalah dari inti pembicaraan yang bertujuan untuk memadatkan ceramah ke dalam beberapa poin pokok yagn dapat disajikan dengan cepat. Karakteristik ringkasan yang baik adalah mengulang poin utama, menggambarkan materi secara keseluruhan, mendapatkan umpan balik atau respon.

Latihan Lisan

Latihan diperlukan agar anda terbiasa berpresentasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

- Jangan membaca catatan pidato anda.

- Catatlah waktu yang anda pergunakan dalam pidato anda.

- Perhatikan postur tubuh anda untuk berdiri dengan benar.

- Bergeraklah.

- PErgunakan bahasa nonverbal dengan baik.

- Latih suara anda.

Pelaksanaan Presentasi

Ada beberapa tip yang dapat digunakan untuk mengurangi rasa takut:

- Pilih topik yang benar-benar anda minati/kuasai.

- carilah informasi sebanyak mungkin tentang pendengar anda.

- Persiapkan pidato anda dengan baik.

- Catat poin utama pada selembar kertas.

- Berlatih sebanyak mungkin sebelum tampil.

- Lakukan rileksasi, tarik nafas dalam dan lepaskan.

Memeprsiapkan Alat Bantu Visual

Banyak ahli berpendapat bahwa sebuah gambar mengandung banyak informasi dan makna-makna yang bernilai. Meskipun demikian penggunaan visual jangan berlebihan karena dapat menyebabkan kehilangan audien.

1. Merencanakan pembuatan alat bantu visual memiliki tiga keuntungan, yaitu banyaknya penemuan dan analisis kerja yang telah disusun dengan bentuk tabel maupun dalam bentuk grafik, menghasilkan graphic story line yang dapat digunakan untuk menulis laporan atau presentasi.

Karena teks menjelaskan grafik dan sebagainya, kita dapat menghemat waktu karena kita sudah mempersiapkannya sebelum kita mulai menyusun teks.

2. Alasan penggunaan alat bantu visual adalah  Untuk mengklarifikasi atau menjelaskan, untuk menyederhanakan atau menyingkat, untuk menegaskan, untuk menyimpulkan, untuk meningkatkan pemahaman, untuk menarik perhatian, untuk memberikan kesan atau nilai, dan untuk menyatukan.

3. Dalam memilih grafik atau alat bantu yang tepat (jenis grafik), terdapat tabel untuk memberikan kejelasan nilai-nilai angka; diagram garis atau batang untuk mengilustrasiian kecenderungan berdasarkan waktu; diagram batang, diagram kue, dan peta arena untuk menunjukkan frekuensi atau distribusi; diagram batang untuk menunjukkan satu dengan lainnyal diagram kue untuk menunjukkan suatu bagian dengan keseluruhannya; diagram garis, batang, atau titik untuk menunjukkan korelasi  atau hubungan saling mempengaruhi; peta untuk menunjukkan informasi geografis; dan flowchart atau diagram untuk mengilustrasikan sebuah proses atau prosedur. 

4. Jenis-jenis alat bantu visual adalah handouts, whiteboards, overhead projector, dan electronic presentations (proyektor khusus dan komputernya).

10 Tips Untuk Membuat Desain Presentasi Yang Baik

Tampilan teks akan lebih menarik jika:

1. Teks tidak lebih dari enam baris.

2. Maksimum enam kata dalam tiap baris, dan tampilkan dengan besar.

3. Tulisan yang jelas dengan menggunakan huruf basar dan kecil saja dengan ruang di antara tiap teks.

4. Pastikan hurufnya cukup besar untuk dilihat dari berbagai tempat.

5. Hindari menggunakan huruf yang terlalu rumit sehingga tidak terbaca.

6. Urutkan poin-ppoin dalam urutan berdasarkan abjad.

Bantuan visual adalah cara yang baik untuk mengingatkan para pendengar terhadap poin utama dari presentasi anda.

Kesimpulan

Setiap presentasi akan berjalan efektif bila dipersiapkan dengan baik, dan dapat dipersiapkan dengan menjawab pertanyaan Who?, Where?, When?, Why?, What?, dan How? Utnuk menentukan bentuk presentasi yang akan dilakukan. Latihan akan membuat presentasi berjalan baik, selain itu perlu diperhatikan postur tubuh, suara, bahasa nonverbal, dan penampilan.