Bab. 7 Penulisan Laporan - Komunikasi Bisnis

Bab. 7 Penulisan Laporan - Komunikasi Bisnis

Laporan adalah dokumen yang factual yang ditunjukkan pada pihak tertentu. Laporan dapat menyajikan kejadian dimasa lampau, informasi yang baru, atau berisi rekomendasi untuk masa yang akan datang.

Laporan bisnis adalah suatu penyajian tentang fakta yang terencana,objektif, tidak memihak kepada satu orang atau lebih untuk tujuan yang spesifik dan penting  bagi suatu bisnis(aditiawarman,2002).

Laporan harus dapat disampaikan kepada manajemen tingkat atas, bawah, dan horizontal, juga ke luar perusahaan seperti pemegang saham, konsumen dan mungkin juga kepada pemerintah.

Klasifikasi Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat diklasifikasikan kedalam enam kategori:

1. berdasarkan frekwensi persoalan
2. sumber
3. fungsi
4. subjek
5. formalitas

Laporan formal selalu mencakup sebagai berikut:

1. bagan pembuka: Cover, halaman kosong, halaman judul, surat penyerahan, kata pengantar, daftar isi, daftar gambar, ringkasan.
2. Batang tubuh terdiri dari:

-Pendahuluan, yang menejelaskan tujuan dari penulisan laporan, identifikasi masalah, latar belakang permasalahan, dan metodologi riset.

-Temuan adalah berbagai informasi yang didapat selama penelitian dan anlalisa temuan tersebut.

3. bagan pelengkap – Apendiks, bibliography, indeks.
4. Bentuk atau penampilannya .

Ada beberapa bentuk yang dapat dipakai dalam penulisan laporan antara lain:

1. memorandum report
2. laporan surat
3. laporan yang telah tercetak
4. laporan formal

Persiapan Sebelum Menulis

Proses perencanaan diatur lebih terinci dan lebih panjang daripada laporan pendek.

Tahap-Tahap dalam Penulisan Laporan.

1. Menentukan masalah dan tujuan.
2. Menentukan siapa yang akan menerima laporan
3. Menentukan ide
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
5. Memilih dan menginterpretasikan data.
6. Menyusun data dan mempersiapkan kerangka akhir

CHECKLIST 7’C untuk Penulisan Laporan

1. Completeness dan Conciseness

-          Mencakup – keseluruhan , dibutuhkan fakta yang lengkap dan sesuai dengan  tujuan laporan, untuk menjawab seluruh pertanyaan  pembaca.

-          Mencakup apa, mengapa, kpaan, dimana, siapa dan bagaimana, yang tepat dengan tujuan penulisan dan pembaca.

-          Harus dapat menyajikan uraian dengan figur-figur yang lengkap sesuai dengan yang diminta.

-          Sususnlah laporan yang mencakup hal yang penting saja sesuai dengan tujuan dan keperluan pembaca.

-          Hindari penulisan yang terlalu panjang, ungkapan usang, perulangan yang tidak perlu, dan penggunaan artikel yang berlebihan.

-          Nyatakan faktor yang menguntungkan dan merugikan yang berpengaruh terhadap situasi yang anda laporan

-          Masukkan kata pembuka dan bagian tambahan lainnya.

2. Concreteness, Conviction, Objectivity.

-          Gunakan kata dan angka yang spesifik, karena hal ini akan lebih memperjelas dan meyakinkan laporan anda.

-          Nyatakan sumber informasi dalam pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.

-          Dapat menjamin bahwa sumber tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

-          Dalam mengutip, mengungkapkan, atau meringkas sesuatu hal anda harus objektif.

-          Pertimbangkan denga hati-hati dasar dari kesimpulan anda.

-          Hindari penulisan yang bersifat emosional

-          Nyatakan fakta yang jujur.

-          Gunakan kata benda konkret sebagai subjek kalimat.

-          Lebih baik menggunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif.

-          Hindari pengandaian yang akan memberikan gagasan yang berlawanan fakta.

-          Buat kesimpulan dengan fakta yang cukup.

3. Considereration dan Courtesy

-          Terapkan suatu keterpaduan yang serasi dalam penelitian anda.

-          Pilih susunan perencanaan anda secara induktif atau deduktif, untuk mendapatkan reaksi yang efektif dari pembaca

-          Susunan topik yang ada dalam laporan batang tubuh pembaca setelah mempertimbangkan kepentingan pembaca.

-          Sesuaikan gaya penulisan dan formalitas laporan dengan keinginan pembaca, anda dapat memilih satu dari beberapa pilihan berikut:

a)      Dapat digunakan gaya informal, sama seperti pada surat dan memo.

b)      Pada laporan yang lebih panjang dan formal uang ditunjukkan pada ternama, staf  pemerintah dan lainnya,dapat digunakan gaya impersonal. Dalam hal ini anada tidak menyebutkan diri anda sendiri.

c)      Pada laporan yang lebih formal anda dapat menyebutkan anda sebgai penulis, dan asisten anda sebagai staf peneliti, atua lainnya.

-          Tulislah hal –hal yang tidak menyenangkan secara bijaksana dan sopan.

-          Tulislah laporan tersebut dengan sopan, dan bijaksana.

-          Buatlah rekomendasi, berdasarkan hasil kesimpulan yang logis,  yang didapat dari fakta yang telah disajikan.

-          Hilangkan  pendapat pribadi anda.

-          Buat laporan semenarik mungkin dan mudah dibaca, dengan menggunakan judul,tabel,grafik, gambar dan alat bantu.

-          Jika terdapat suatu keputusan yang mempunyai kriteria yang hampir sama dengan alternatif lain.

4. Clarity

-          Ungkapkan pernyataan anda dengan jelas sehingga mudah dimengerti pembaca.

-          Masukkan definisi dengan menggunakan istilah teknis pada bagian pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.

-          Dalam membandingkan figur gunakan presentasi, rangking, rasio. Bila terdapat angka pecahan lebih baik dibulatkan agar lebih dimengerti.

-          Gunakan bantuan grafik, chart, gambar dan lain-lain, bila hal itu membantu penyajian data kuantitaf anda.

-          Sebelum menyajikan grafik sebaiknya didiskusikan secara ringkas.

-          Gunakan judul sebagai pedoman pembaca, dan harus berhubungan dengan isinya.

-          Gunakan kata-kata peralihan dan ungkapan-ungkapan untuk menghubungkan kalimat dan ide.

-          Gunakan kalimat peralihan bila suatu bagian beralih atau berpindah pada bagian lain.

5. Correctness

-          Periksalah kembali semua fakta, tata bahasa, dan hal lainnya.

-          Bedakan dengan jelas antara fakta, gagasan, kesimpulan seluruh teks dan bagian akhir.

-          Teliti kembali penyusunan judul dan sub judul.

-          Tulis kesimpulan dengan teliti, dan tidak berlebihan.

-          Periksa lagi apakah laporan anda tersebut mempunyai kualitas yang baik dilihat dari segi yang lainnya.

-          Periksa tata laporan itu, apakah cukup menarik?

-          Pada laporan yang panjang periksa kembali ketepatan semua bagian, kata pengantar dan bagian perlengkapan lain.

-          Jangan memasukan bahan-bahan baru pada bagian akhir.