Bab. 6 Surat dan Memo - Komunikasi Bisnis

Bab. 6 Surat dan Memo - Komunikasi Bisnis

Menulis surat bisnis yang efektif adalah merupakan suatu keterampilan yang harus dikuasai oleh pembisnis. Surat dan Memo adalah hal yang ditulis hampir setiap hari untuk melancarkan operasi perusahaan.

Alasan Penulisan Surat dan Memo

Ada beberapa alasan orang menulis surat. Pertama ialah karena ingin berkomunikasi dengan pihak lain di tempat yang jaraknya relatif jauh. Kedua alasan biaya karena untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya perjalanan.

 Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audien, surat  yang dikirimkan harus mampu membangun kesan yang positif untuk pihak yang membacanya.

Format Surat Bisnis

Dalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan yaitu: Full Block Style, Modified block dan Traditional Style.

-Full Block Style

Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.

-Modified Block Style

Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date(tanggal),complementary close(salam penutup), dan the signature line.

-Traditional Style

Pada bentuk ini setiap awal paragraph diketik menjorol ke dalam. Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block.

Bagian Surat

Bagian surat diklasifikasikan dalam 2 kategori yaitu: bagian surat yang baku dan surat yang bersifat tambahan.

Bagian Surat yang Baku.
Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang baku:

1. Kepala Surat
2. Tanggal
3. Alamat tujuan
4. Salam pembuka
5. Badan surat
6. Salam penutup
7. Tanda tangan

1. Kepala Surat

Hampir semua surat perusahaan mencantumkan kepala surat yang menyebutkan nama perusahaan, dan alamat lengkap termasuk nomor telepon.

2. Tanggal

Semua surat dan laporan harus diberi tanggal, karena tanggal akan menunjukkan kapan surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini  penting untuk pencatatan dan penyimpanan surat dalam file.

3. Alamat tujuan

Alamat tujuan menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini diketik dua baris atau lebih di bawah tanggal, tergantung panjang surat.

4. Salam pembuka

Salam pembuka untuk surat bisnis sedapat mungkin diawali dengan nama orang yang dituju.

5. Badan surat

Badan surat berisi pesan-pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada pihak yang dituju. Informasi yang ada di dalam surat hendaklah dapat dibaca dengan mudah,sopan dan ditulis dengan tata bahasa yang benar.

6. Salam penutup

Salam penutup diketik dua spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak salam penutup mengikuti bentuk surat. Penulisan salam penutup dilakukan sebagaimana dengan salam pembuka akan tergantung seberapa bail anda mengenal pembaca.

7. Tanda tangan

Surat Bisnis diakhiri dengan tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda tangan di bawah complementarydiberi jarak empat baris kosong.