Bab. 5 Perencanaan Pesan Tertulis - Komunikasi Bisnis

Bab. 5 Perencanaan Pesan Tertulis - Komunikasi Bisnis

Tahap-tahap dalam komunikasi tertulis

a. Perencanaan. Penulis harus bisa memperhatikan tujuan yang akan dicapai.

b. Penulisan. Pesan disusun dalam bentuk kalimat dan paragraph.

c. Revisi. Penulis harus memeriksa kembali hasil tulisannya untuk mengetahui ada kesalahan atau tidak.

Menganalisa tujuan dan penerima pesan

a.  Apakah tujuan kita realistis

b. Apakah saat ini adalah waktu yang tepat

c. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat

d. Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima perusahaan

Menganalisa audien
Menganalisa audien dapat dilakukan dengan cara-cara: 
a.   Mengembangkan dan menganalisa karakter audien
      -Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audiens
      -Siapa audien kita
      -Bagaimana reaksi audien terhadap isi pesan 
b. Memuaskan audien dengan informasi yang disampaikan
      -Berusahan mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui audiens. 
c. Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audien.

Menentukan ide utama

Hal ini dolakukan untuk membatasi topik pembahasan. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengembangkan ide utama adalah:

a. Menggunakan teknik brainstorming

b. Menggunakan metode story teller’s tour

c.  Membuat lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi

d.  Pendekatan jurnalistik dengan jalan menjawab 5W+H

e.   Dengan menggunakan perspektif audien

Pemilihan Channel dan Media

Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:

a. Surat: digunakan untuk menyampaikan dokumen-dukumen singkat

b. Memo: Digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat rutin

c. Laporan dan proposal: digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat kompleks dan objektif.

Pengorganisasian dan Penyusunan Pesan Bisnis

Pesan yang terorganisir dengan baik mempunyai karakteristik sebagai berikut:

• Pesan mempunyai tujuan dan topic yang jelas

• Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topic.

• Ide-ide harus dikelompokan dengan cara yang logis

• Pesan harus memuat informasi secara lengkap.

Pengorganisasian pesan 
Penentuan dan Pengelompokan ide-ide
Urut-urutan penyampaian ide

Penentuan dan Pengelompokan ide-ide

Langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokan ide adalah:
Menentukan ide utama
Menyatakan poin pendukung
Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti.

Menentukan urut-urutan ide untuk pesan pendek

a.  Berita rutin, berita baik, dan pesan goodwill

            Pendekatan langsung dapat digunakan untuk surat bisnis yang berisi berita rutin,    baik ataupun pesan tentang peningkatan citra baik perusahaan.

b.  Berita buruk

            Jika pesan yang akan disampaikan mengandung berita yang tidak menyenangkan   maka pendekatan yang sebaiknya dilakukan adalah pendekatan tidak langsung.

c. Pesan persuasive

            Jika pesan yang disampaikan akan menimbulkan respon audien yang tidak senag    maka diperlukan usaha membujuk audien maka pendekatan tidak langsung.